Le barème kilométrique rembourse forfaitairement l’usage d’un véhicule personnel pour des trajets professionnels. Son montant dépend de deux données seulement : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue dans l’année. Reconduit à l’identique en 2026, il couvre carburant, entretien, assurance et dépréciation, mais laisse péages et stationnement en dehors.
Ce que le forfait couvre, et ce qu’il laisse dehors
L’intérêt du barème tient en un mot : il dispense de collectionner les factures. Plutôt que d’additionner chaque plein, chaque révision et chaque train de pneus, l’administration fiscale propose un montant au kilomètre censé représenter le coût moyen d’usage d’un véhicule.
Ce forfait absorbe cinq postes de dépense :
- la dépréciation du véhicule, c’est-à-dire la perte de valeur liée à son usage ;
- les frais de réparation et d’entretien courant ;
- les dépenses de pneumatiques ;
- la consommation de carburant, ou d’électricité pour un modèle électrique ;
- les primes d’assurance du véhicule.
Trois catégories restent en dehors et se déduisent en supplément, sur justificatif :
- les frais de péage engagés lors d’un déplacement professionnel ;
- les frais de stationnement, parking d’aéroport ou horodateur ;
- les intérêts d’un emprunt souscrit pour acquérir le véhicule, retenus au prorata de l’usage professionnel.
L’administration fiscale l’écrit sans ambiguïté : les barèmes ne comprennent pas les frais de stationnement et de péages, qui peuvent être déduits en plus. Cette frontière compte lors d’un contrôle. Refacturer un plein d’essence en sus du barème revient à demander deux fois la même somme, et l’excédent bascule dans l’assiette des cotisations.
Puissance fiscale et distance : les deux seules variables
Le barème se lit comme une grille à double entrée. En ligne, la puissance fiscale du véhicule, exprimée en chevaux administratifs. En colonne, la distance professionnelle cumulée sur l’année civile.
La puissance fiscale se trouve sur le certificat d’immatriculation, au repère P.6. Elle n’a rien à voir avec la puissance réelle du moteur, indiquée au repère P.2. Depuis l’imposition des revenus de 2012, la grille s’arrête à 7 chevaux fiscaux : un véhicule plus puissant se calcule sur cette dernière ligne, sans bonus.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
La lettre d désigne la distance annuelle en kilomètres. La tranche intermédiaire surprend souvent : le tarif au kilomètre chute presque de moitié, mais une constante s’ajoute pour compenser. Cette mécanique évite l’effet de falaise au passage des 5 000 km, où un kilomètre supplémentaire ferait autrement perdre plusieurs centaines d’euros.
Un exemple rend la grille lisible. Un commercial roule 12 000 kilomètres professionnels avec une berline de 5 chevaux fiscaux. Le calcul donne 12 000 × 0,357, soit 4 284 euros, augmentés de 1 395 euros de constante. Total : 5 679 euros de frais kilométriques sur l’année.
La majoration de 20 % réservée à l’électrique
Un véhicule 100 % électrique ouvre droit à une majoration de 20 % du montant obtenu. Reprenons le commercial précédent : ses 5 679 euros deviennent 6 814,80 euros s’il roule en électrique.
Cette bonification s’applique aux voitures comme aux deux-roues. Elle ne concerne ni les hybrides, ni les hybrides rechargeables, ni les motorisations à hydrogène, qui relèvent du barème standard. Le critère est binaire : la motorisation est intégralement électrique, ou elle ne l’est pas.
Deux-roues et cyclomoteurs : une grille à part
Les déplacements en moto ou en scooter obéissent à leur propre barème, avec des tranches plus courtes. La distinction repose sur la cylindrée : au-delà de 50 cm³, le véhicule relève de la catégorie des motocyclettes ; en dessous, de celle des cyclomoteurs.
| Véhicule | Première tranche | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| Motocyclette de 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| Motocyclette de 3 à 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Motocyclette de plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
| Cyclomoteur de moins de 50 cm³ | d × 0,315 | (d × 0,079) + 711 | d × 0,198 |
La première tranche court jusqu’à 3 000 kilomètres. Un livreur urbain en scooter atteint ce seuil en quelques mois, ce qui déplace vite le calcul vers la tranche intermédiaire. Le vélo, lui, sort complètement de cette logique : sa prise en charge relève du forfait mobilités durables, dispositif distinct qui a remplacé l’ancienne indemnité kilométrique vélo.
Du relevé de kilomètres au montant remboursé
La mécanique de calcul tient en cinq gestes, à répéter chaque fin d’année ou chaque fin de mois selon la périodicité choisie.
- Relever la puissance fiscale au repère P.6 du certificat d’immatriculation.
- Additionner les kilomètres professionnels de l’année civile, véhicule par véhicule.
- Croiser la ligne de puissance et la colonne de distance pour identifier la formule applicable.
- Appliquer cette formule, puis la majoration de 20 % si la motorisation est électrique.
- Ajouter séparément les péages et le stationnement, sur justificatifs nominatifs.
Deux subtilités méritent attention. Le barème s’apprécie par véhicule : un salarié qui change de voiture en cours d’année calcule deux montants distincts, chacun avec son propre compteur de tranches. Et la distance retenue est celle des trajets professionnels réels, pas le kilométrage total du compteur.
Le véhicule doit appartenir au foyer fiscal du bénéficiaire, ou faire l’objet d’un contrat de location de longue durée à son nom. Un véhicule mis à disposition par l’entreprise exclut mécaniquement toute indemnité kilométrique : les charges sont déjà supportées par la société. L’arbitrage entre véhicule de société et remboursement au barème rejoint d’ailleurs la logique décrite dans l’analyse acheter ou louer son matériel professionnel.
Trajet professionnel et trajet domicile-travail ne se traitent pas pareil
La confusion coûte cher lors d’un contrôle. Un déplacement professionnel correspond à une mission : rendez-vous client, chantier, salon, fournisseur, formation. Le trajet domicile-lieu de travail habituel relève d’un régime différent, plus encadré.
Pour un salarié qui opte pour les frais réels, l’administration fiscale retient l’intégralité du kilométrage domicile-travail tant que la distance n’excède pas 40 kilomètres par trajet, soit 80 kilomètres aller-retour. Au-delà, seuls 40 kilomètres sont pris en compte, sauf circonstances particulières justifiées : difficulté à trouver un emploi près de son domicile, précarité de l’emploi occupé, lieu de travail du conjoint, état de santé. Ces motifs se documentent dans une note explicative jointe à la déclaration de revenus, et les convenances personnelles n’en font pas partie.
Côté entreprise, la prise en charge d’un trajet domicile-travail par indemnité kilométrique reste possible, mais elle suppose de démontrer que le salarié était contraint d’utiliser son véhicule : horaires décalés, absence de transport en commun desservant le site, sujétions particulières du poste. Sans cette démonstration, l’URSSAF y voit un complément de rémunération.
Les justificatifs qui tiennent devant un contrôleur
Le barème simplifie le calcul, pas la preuve. L’entreprise doit être en mesure de reconstituer chaque remboursement, ligne par ligne. Cinq éléments forment le socle documentaire :
- la copie du certificat d’immatriculation, qui atteste de la puissance fiscale et du titulaire ;
- la date de chaque déplacement ;
- le point de départ et la destination ;
- le motif professionnel, nommé précisément plutôt que résumé par un vague « déplacement » ;
- la distance parcourue et le cumul annuel par véhicule.
Un tableau tenu au fil de l’eau vaut mieux qu’une reconstitution de décembre. Les durées de conservation se superposent : trois ans pour couvrir la prescription sociale, six ans au titre de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, dix ans pour les pièces comptables. La règle pratique consiste à retenir la plus longue. Cette discipline documentaire fait partie intégrante d’une gestion saine des notes de frais en entreprise, dont les indemnités kilométriques ne sont qu’un chapitre.
Traitement social et fiscal : deux versants d’une même règle
Côté entreprise, l’indemnité kilométrique constitue une charge déductible du résultat imposable. Elle échappe aux cotisations sociales dans la limite du barème publié par l’administration fiscale, l’URSSAF alignant sa tolérance sur cette grille. La fraction versée au-delà réintègre l’assiette des cotisations, avec le rappel de charges patronales et salariales que cela implique. Aucune TVA n’est récupérable sur ces sommes : les factures sont établies au nom du salarié, pas de la société.
Un employeur peut appliquer un barème inférieur, par exemple s’il est prévu par un accord collectif. Il ne peut pas retenir un tarif supérieur sans en assumer les conséquences sociales. Le contrôle URSSAF portant sur trois exercices, un écart de quelques centimes au kilomètre sur une équipe de commerciaux produit un redressement à quatre chiffres, avec l’effet de trésorerie qui l’accompagne. Un suivi de trésorerie hebdomadaire absorbe mieux ce type de surprise qu’un pilotage au relevé bancaire mensuel.
Côté bénéficiaire, le remboursement conforme et justifié n’entre pas dans le revenu imposable. Le salarié qui préfère déclarer ses frais réels doit en revanche réintégrer les indemnités perçues dans sa rémunération imposable, avant de déduire l’intégralité de ses frais calculés au barème. Cet arbitrage se compare à la déduction forfaitaire automatique de 10 %, dont l’administration fixe le plancher à 509 euros et le plafond à 14 555 euros par membre du foyer. Les frais réels ne deviennent intéressants qu’au-dessus de ce seuil, ce qui suppose en général un kilométrage professionnel conséquent.
Le cas du dirigeant assimilé salarié
Le président de SAS ou de SASU, le gérant minoritaire ou égalitaire de SARL et le dirigeant de société anonyme relèvent du régime général. Leur situation face au barème est celle d’un salarié : remboursement exonéré dans la limite de la grille, charge déductible pour la société, absence d’imposition sur le revenu.
Le gérant majoritaire de SARL, travailleur non salarié, utilise la même grille pour se faire rembourser ses déplacements professionnels. La logique reste identique, à condition que les trajets servent l’intérêt de l’entreprise et non un usage privé.
Trois précautions sécurisent ces remboursements chez un dirigeant, parce que le contrôle y est plus attentif que sur un salarié lambda :
- formaliser le principe du remboursement dans une décision ou un procès-verbal, plutôt que de le laisser à l’appréciation du compte courant ;
- documenter chaque déplacement avec le même niveau de détail que pour un collaborateur ;
- vérifier l’absence de double emploi avec un véhicule déjà mis à disposition par la société.
Sans ces garde-fous, l’URSSAF requalifie les sommes en complément de rémunération et l’administration fiscale peut y voir un acte anormal de gestion. Le choix de la forme sociale pèse aussi sur cette mécanique, comme le détaille le guide sur le statut juridique à la création.
Prochaine étape : ouvrez un tableau de suivi par véhicule pour l’exercice en cours, avec date, trajet, motif et kilomètres, puis vérifiez que la puissance fiscale enregistrée dans votre outil de notes de frais correspond bien au repère P.6 de chaque certificat d’immatriculation. Une demi-journée de mise à jour vaut mieux qu’un redressement portant sur trois années.
Sujets abordés
Poursuivez votre lecture
Retrouvez tous nos guides et analyses.
