Registre unique du personnel : ce que l'employeur tient

Le registre unique du personnel liste, dans chaque établissement, tous les salariés dans l’ordre des embauches, avec leur emploi, leur qualification et leurs dates d’entrée et de sortie. Stagiaires et volontaires du service civique occupent une partie à part. Papier ou numérique, il se conserve cinq ans après chaque départ et se présente à l’inspection du travail.

Qui doit tenir un registre unique du personnel

L’obligation naît avec la première embauche. L’article L. 1221-13 du code du travail impose un registre « dans tout établissement où sont employés des salariés ». Aucun seuil d’effectif, aucune distinction de forme juridique : une SARL de deux personnes, un cabinet libéral ou une association employeuse tiennent leur registre du personnel au même titre qu’une PME de cent salariés.

Le texte raisonne par site, pas par entreprise. Une société qui exploite un atelier dans une ville et une boutique dans une autre tient donc un registre dans chacun de ces établissements.

Des dispenses étroites

Les associations et fondations qui utilisent le chèque emploi associatif sont réputées satisfaire à l’inscription au registre, selon l’article L. 1272-4. Pour le titre emploi service entreprise, la prudence s’impose : l’article L. 1273-5, qui liste les formalités qu’il couvre, ne mentionne pas le registre.

Deux confusions reviennent souvent. La déclaration préalable à l’embauche ne remplace pas l’inscription, et l’article L. 1272-4 cite d’ailleurs les deux comme des formalités distinctes. Le nom, lui, se confond avec celui de la délégation unique du personnel, ancienne instance représentative remplacée par le comité social et économique. Rien à voir avec le registre.

Les mentions obligatoires, salarié par salarié

Le registre s’ouvre sur les noms et prénoms de tous les salariés, inscrits dans l’ordre des embauches. L’article D. 1221-23 ajoute pour chaque personne :

la nationalité, la date de naissance et le sexe ;
l’emploi occupé et la qualification ;
les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
la date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou à défaut celle de la demande, lorsqu’une telle autorisation est requise.

Contrats particuliers et salariés étrangers

Certaines situations appellent une mention écrite en toutes lettres, toujours selon l’article D. 1221-23 :

« contrat à durée déterminée » pour un CDD ;
« salarié à temps partiel » ;
« apprenti » ou « contrat de professionnalisation » ;
« salarié temporaire » pour un intérimaire, avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
« mis à disposition par un groupement d’employeurs », avec la dénomination et l’adresse du groupement.

Pour un travailleur étranger soumis à autorisation de travail, le registre porte le type et le numéro d’ordre du titre. Une copie de ce titre est annexée au registre et tenue à la disposition des élus du comité et des agents de contrôle, dans l’établissement ou sur le chantier où travaille le salarié, précise l’article D. 1221-24. L’entreprise qui accueille des salariés détachés annexe, de son côté, la déclaration de détachement, selon l’article L. 1221-15-1.

Stagiaires et volontaires du service civique

Stagiaires et volontaires ne se mélangent pas aux salariés. L’article L. 1221-13 les fait inscrire dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre. Pour chaque stagiaire, l’article D. 1221-23-1 exige trois informations :

ses nom et prénoms ;
les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel ;
les nom et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Pour les volontaires en service civique, la fiche du service public consacrée aux registres obligatoires, vérifiée le 5 février 2026, s’en tient aux nom et prénoms.

Inscrire à l’embauche, compléter jusqu’au départ

Le calendrier tient en une phrase de l’article L. 1221-13 : les noms sont portés sur le registre « au moment de l’embauche et de façon indélébile ». Pas en fin de mois, pas au premier bulletin de paie. Le salarié qui démarre un lundi figure sur le registre ce lundi-là.

Tout ce qui survient ensuite s’ajoute au fil de l’eau. L’article D. 1221-25 demande d’inscrire les événements postérieurs à l’embauche ou à l’arrivée du stagiaire « au moment où ceux-ci surviennent ». Dans une petite structure, trois moments concentrent l’essentiel des écritures :

à l’arrivée, l’identité, la nationalité, l’emploi, la qualification, la date d’entrée, la nature du contrat et, le cas échéant, le titre de travail ;
pendant le contrat, un passage à temps partiel, un changement d’emploi ou une nouvelle qualification ;
au départ, la date de sortie, quel que soit le motif de la rupture.

Confiez cette tâche à la personne qui prépare les contrats ou transmet les éléments de paie : le registre suit alors le dossier du salarié.

Une rupture pendant la période d’essai n’efface pas la ligne. Le salarié embauché puis parti au bout de trois semaines a été inscrit le jour de son arrivée ; sa mention reste, complétée par la date de sortie. Les règles de durée, de renouvellement et de rupture de cette phase figurent dans notre article sur la période d’essai en CDI.

Papier ou numérique : un support libre, des garanties fixes

Aucune forme spécifique n’est imposée, rappelle la fiche du service public.

Le cahier relié

Le registre papier reste la solution la plus simple pour une TPE. Les papeteries de bureau vendent des cahiers préimprimés, une colonne par mention, avec une section réservée aux stagiaires. Ce format colle à l’exigence d’une inscription de façon indélébile : stylo à encre, aucune ligne effacée, aucun correcteur. Face à une erreur, barrez-la d’un trait qui laisse le texte lisible et inscrivez la correction datée juste après.

Les conditions d’une version numérique

Le registre dématérialisé est admis par l’article L. 1221-14, qui renvoie aux conditions de l’article L. 8113-6 : des garanties de contrôle équivalentes doivent être maintenues. L’article D. 8113-2 détaille l’exigence. Le support de substitution restitue toutes les mentions obligatoires « sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération ». Il se présente dans les mêmes conditions et se conserve pendant le même délai que le cahier qu’il remplace.

Deux formalités s’ajoutent, selon l’article D. 1221-27 et la fiche du service public :

consulter le comité social et économique avant la bascule ;
adresser l’avis de ce comité à l’inspection du travail.

Le comité ne devient obligatoire qu’une fois l’effectif de onze salariés atteint pendant douze mois consécutifs, selon l’article L. 2311-2. Dans une entreprise plus petite, la consultation n’a pas d’interlocuteur, mais les garanties techniques de l’article D. 8113-2 restent dues.

Avant de confier le registre à un logiciel de paie ou à un outil de gestion des ressources humaines, vérifiez trois points : l’horodatage de chaque saisie, un historique des modifications conservé, un export lisible à présenter tel quel à un agent de contrôle.

Le tableur partagé, une solution fragile

Un fichier de tableur modifiable par tous, sans historique, répond mal à l’exigence d’absence d’altération. Une ligne supprimée par erreur ne laisse aucune trace. Si ce fichier sert d’outil de travail, éditez au moins une version figée et datée à chaque mouvement de personnel. Nationalité, date de naissance, sexe : ces données personnelles trouvent aussi leur place dans le registre des activités de traitement tenu au titre du RGPD.

Conservation et consultation : les règles après la tenue

Les mentions se conservent cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement, selon l’article R. 1221-26. Pour un cahier papier, la conséquence est concrète : le volume entier se garde tant qu’une de ses lignes reste dans ce délai. Les autres délais applicables aux pièces sociales, fiscales et comptables sont réunis dans notre tableau des durées de conservation des documents d’entreprise.

Qui peut ouvrir le registre

L’article L. 1221-15 tient le registre unique à la disposition de deux publics :

le comité social et économique, là où il existe ;
les fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale, ce qui couvre l’inspection du travail et les agents de contrôle des organismes de sécurité sociale.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail peut en exiger la présentation au cours d’une visite, en vertu de l’article L. 8113-4, qui vise l’ensemble des livres, registres et documents obligatoires. Gardez le cahier, ou un accès immédiat à sa version numérique, dans l’établissement même.

Le registre ne s’affiche pas : il se présente sur demande. Les informations qui doivent, elles, figurer sur un panneau ou circuler par tout moyen sont recensées dans notre guide de l’affichage obligatoire en entreprise.

Registre absent ou incomplet : l’amende se compte par salarié

L’article R. 1227-7 punit de l’amende des contraventions de la quatrième classe la méconnaissance des règles du registre, mentions réglementaires comprises. Cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions sanctionnables. Le service public chiffre le plafond à 750 euros par salarié concerné, qu’il s’agisse d’un registre absent, d’un défaut de mise à jour ou d’une mention oubliée.

Le calcul grimpe vite. Un registre jamais ouvert dans une entreprise de huit salariés expose à une amende par personne, soit huit, et non à une seule.

Un risque plus lourd pèse sur l’employeur qui refuse de présenter le registre. Ce refus peut relever du délit d’obstacle : faire obstacle à l’accomplissement des devoirs d’un agent de contrôle de l’inspection du travail est puni d’un an d’emprisonnement et de 37 500 euros d’amende, selon l’article L. 8114-1.

Six oublis à traquer lors d’une relecture

un registre ouvert plusieurs mois après la première embauche ;
des stagiaires inscrits au milieu des salariés, sans partie dédiée ;
des dates de sortie jamais reportées ;
des intérimaires absents alors qu’ils travaillent dans l’établissement ;
la copie du titre de travail d’un salarié étranger manquante en annexe ;
un fichier numérique installé sans l’avis du comité, quand ce comité existe.

Prochaine étape : ouvrez votre registre et rapprochez-le des bulletins de paie du mois écoulé et des conventions de stage en cours. Chaque nom absent, chaque mention de contrat oubliée, chaque date de sortie manquante se corrige le jour même, dans l’ordre chronologique, sans rien effacer.